12. mars, Regjeringen avholder pressekonferanse om tiltak i forbindelse med Covid-19. Regjeringen stenger landet! Krisen er en realitet, det blir helt stille. Man kan høre en nål falle. Vi ser på hverandre uten et ord, alle tenker: “Hva gjør vi nå?”, ingen sier noe. Det er som å sitte i et vakuum. Hva gjør vi nå?

Hva kan man gjøre i krisetider?

Det er mange ting man kan, og ikke minst bør gjøre i krisesituasjoner. Det å drive forretning er risikosport. Trikset ligger i å håndtere risikoen, gjerne før den oppstår. Det handler om god krisehåndtering. En krise rammer i mange former og de fleste kriser er det mulig å håndtere dersom man tar grep og agerer. Under kan dere lese mine 7 tips for suksessfull krisehåndtering. 

1. Det store bildet

• Skaff deg oversikt

For å kunne agere i en krise må man først forstå hva man står i. Det handler om å kartlegge situasjonen og finne ut av hva som fungerer, ikke fungerer og hvilke utfordringer bedriften nå står ovenfor.

• Planlegg forskjellige scenarioer

Når du og bedriften har analysert situasjonen, er neste steg å finne mulige løsning og skissere scenarioer. Lag flere planer for forskjellige scenarioer, tenk 70, 50, 30, 0 % drift.

• Husk den eksisterende strategien 

I dette trinnet bør du aldri glemme bedriftens strategi som alltid skal ligge i bunnen. Strategien vil hjelpe dere i å beslutte hvilke tiltak som er riktige for din bedrift. Det er også mulig at krisen kan benyttes til å nå mål raskere, tenk taktisk. 

2. Tydelig ledelse 

• Etabler et kriseteam

Etabler et dedikert team til å håndtere krisen slik at de gjenværende i bedriften kan fortsette drift av det som fungerer og sørge for kontinuitet i bedriften, skjermet fra krisehåndteringen.

Teamet bør bestå av medarbeidere med forskjellige bakgrunn og posisjoner i og perspektiver fra bedriften. Inkluder gjerne unge og eldre. Tenk også på noen med kompetanse innenfor kommunikasjon, spesielt om krisen påvirker eksternt. 

• Kommuniser tydelig, personlig og ofte

Kommunikasjon er en av de viktigste oppgavene i krisetider. Kommuniser tydelig og på en personlig måte. Informer ofte, selv om det ikke er ny informasjon tilgjengelig, da informerer du om at det ikke er ny informasjon. 

• Vær fleksibel og sett menneskene først

I en krise kommer menneskene først, altså dine medarbeidere. Du må sikre at teamet ditt har det bra og har det de trenger. Vær fleksibel, med litt tilpasning vil man ofte få både fleksibilitet og lojalitet tilbake, og teamet vil prestere sammen. 

3. Penger

• Ha stålkontroll på likviditeten; kommuniser problemer tidlig

Likviditet er en av de største årsakene til konkurser. Ha stålkontroll på likviditeten og hva pengene blir brukt til. Dersom du ser at du vil slite med å betale en faktura, informer fordringshaver tidlig. 

• Planlegg pengebruken fremover, nok til: lønn, skatt og moms

Planlegg pengebruk og sett av nok til å dekke de viktigste utgiftene som: lønn, skatt og moms. Manglende betaling av disse kan føre til rask konkurs. Hvis du ligger etter med betalinger til leverandører og kreditorer, lag en nedbetalingsplan for hvordan du skal betale det utestående.

• Fortsett å ha fokus på inntektsskapende arbeid 

Dersom du ser at likviditeten vil bli stram kommuniser dette tidlig og tydelig til de rundt deg. Ansatte, leverandører og banker vil mye heller vite status om situasjonen. De vil vite at du har kontroll. Søk finansiering fra nye kilder som leverandører og eventuelle tilskuddsordninger. Det kan være bedre for alle at leveranser fortsetter og at dere sammen kommer gjennom krisen. 

4. Finn muligheter

• Intern idemyldring

Det er muligheter selv i en krise. I en krisetid er situasjonen ny og det gir verdi å gå tilbake og ta et strategisk blikk på mulighetene med klassiske verktøy som en SWOT analyse. Sett deg ned med teamet og kjør en åpen idemyldrings prosess. 

• Bruk ekstern fasilitator og hent inn innspill

Det er vanskelig å se muligheter i egen hage. Man ser ikke skogen for alle trærne. Derfor er det ofte nyttig å ha andre som ikke har vært del av bedriften til å se på situasjonen. Bruk eksterne som vil ha et objektivt og nytt blikk til å fasilitere prosessen og hjelpe dere med å kartlegge de nye mulighetene. 

• Luft muligheter med kunder

Kjør en prosess med deres faste kunder for å høre og få innspill om hva som er deres nye behov, eller hvordan dere kan levere tjenestene på en ny måte som vil imøtekomme kundenes (nye) behov. 

5. Kjør prosjekter

• Utvikle produkter og tjenester

Med nye muligheter og nye behov, kommer etterspørselen etter nye produkter og tjenester. Bruk idemyldringen og undersøkelse med kundene din for å sette i gang og fart på produktutviklingen. 

• Utbedre det som ligger og venter

Krisetider kan også være en gylden mulighet å ta tak i uløste oppgaver som måtte nedprioriteres til fordel for driften. Kjør små utviklingsprosjekter som ikke bare kan forbedre den eksisterende driften, men også skape nye produkter tilpasset den nye situasjonen. 

• Bryt prosjektene ned i små håndterbare biter

Når du har funnet mulighetene man ønsker å utforske, bryt de opp i håndterbare prosjekter. Gjerne helt ned i små bolker på ukesbasis som kan gjennomføres i Sprint i henhold til Kaizen og Lean metodikk. 

6. Salg

• Ikke kanseller ordrer, flytt ut i tid om nødvendig

Det er salg som gir omsetning og mulighet for overlevelse. Se på muligheten å holde salget gående. Se på hva selskapet har av muligheter til å selge av eksisterende og nye produkter og tjenester. Hvordan kan man bruke det utstyret og personell som er tilgjengelig i dagens situasjon?

Få produktutviklingen din over i salgsfasen fort, og sørg for at salgsprosessene fortsetter. 

• Hold kunder varme og forberede tiden etter krisen

Hold kontakt med eksisterende kunder og arbeid med å fylle salgstrakten. 

7. Sats

Ta sats og hopp! Prøv ideene og sats på at de kan fungere. Det er kun når man satser at det kan fungere, satser man ikke har man utelukket gevinsten.